domingo, 10 de janeiro de 2010

Como organizar suas Finanças!

Olá Pessoal,

Sempre no começo de cada ano, faço um balanço e uma análise geral na organização das minhas finanças. Em 2009 me organizei bastante e foi o ano que tive 100% de controle sobre tudo que eu ganhava e gastava.

Como também foi um ano de muitas descobertas, aprendizados e amadurecimento, 2010 já começou com algumas melhorias e é isso que vou tentar passar aqui pra vocês.

Recentemente comentei uma matéria do Iuri Madeira, do blog Jovens de Negócio e deixei o meu contato para que os interessados no assunto pudessem me procurar para saber como eu faço a organização das minhas finanças usando apenas o seguinte:

1. O software FinanceDesktop(chamarei de FD); (baixe ele aqui!)
2. O software Microsoft Excel 2007(chamarei de ME);
3. Um caderninho para anotações; (um que caiba no bolso ou na bolsa)
4. Muita disciplina para lançar as despesas diariamente; (se acumular é muito provável que você esqueça com o que, onde e quanto gastou!)

1. FinanceDesktop(FD)
















2. Microsoft Excel(ME)












3. Caderninho de anotações



















Ok! Com esses itens acima podemos começar a brincadeira! rs...

O objetivo desse post não é ensinar a mexer no FD e muito menos no ME, por isso, quem ainda não está familiarizado com essas ferramentas acessem os sites de seus fabricantes e lá encontrarão dicas muito boas. O help do FD é excelente! No primeiro acesso já aparece uma telinha ensinando como usá-lo!

ATENÇÃO! Você precisa cadastrar Contas, Categorias, etc. no FD para poder começar a usá-lo de forma correta e eficiente.

Bom, vocês devem estar se perguntando por que uso o ME e não apenas o FD? Uso o Excel pelo seguinte motivo:

- O FD não consegue mostrar ou gerar um relatório com as despesas e rendimentos MÊS a MÊS. Ou seja, ele não mostra as colunas dos meses e seus respectivos valores como a planilha do Excel mostra facilmente.

Dentre os 9 relatórios que o FD oferece, tem o "Receita / Gastos Média Mensal". Como o nome já diz, ele traz apenas uma média do que gastamos durante os meses por categoria. Então parar suprir essa lacuna criei uma planilha, bem organizada, com todas as categorias que tenho cadastradas no meu FD.

Falando em Categorias, vou abrir um parêntese importante aqui:

IMPORTANTE! O primeiro passo para começar bem com o FD é planejar muito bem suas Categorias. Ele traz um monte de categorias padrão mas você precisa adaptar ao seu estilo de vida e aos seus gastos.

Em 2008 minhas categorias eram de um jeito. Em 2009 fiz algumas melhorias e em 2010, depois de comprar o livro do Dr. Dinheiro do Fantástico (o matemático Luiz Carlos Ewald), que se chama "Sobrou Dinheiro", fiz mais uma melhoria!... e acho que agora ficou mais organizado ainda! Como sou "bonzinho" vou disponibilizar um PDF gerado pelo FD pra vocês! rs...

Clique aqui e veja as minhas Categorias 2010!

LEMBRANDO! Cada um tem o seu estilo de vida e com isso as Categorias variam de pessoa pra pessoa.

Com as Categorias do FD já cadastradas, podemos ir para o ME e customizar a Planilha de acordo com as mesmas. Segue abaixo a minha planilha para o download:

Clique aqui para baixar a minha Planilha de Despesas 2010!

Agora com as Categorias cadastradas no FD e a Planilha no ME de acordo com elas, vou descrever como é o MEU processo de lançamento das despesas e rendimentos: (Destaquei a palavra "MEU" porque cada um de vocês vai fazer como achar melhor.)

1. ANOTAR AS DESPESAS E RENDIMENTOS:
No caderninho de anotações, que está na minha bolsa, sempre que posso escrevo o que já gastei no dia. Quando o dia é corrido demais, faço isso no final do dia ainda no trabalho. O importante é anotar pra não esquecer!


2. ACUMULAR ANOTAÇÕES:
Se você ACUMULAR os dias anotando tudo no caderninho, tudo bem! Você pode separar um dia no final da sua semana para lançar tudo. Mas se não anotar e tentar "lembrar" de cabeça no final da semana, você dificilmente vai lembrar de tudo! :(


3. LANÇAR AS DESPESAS E RENDIMENTOS:
Ao chegar em casa e ligar o computador, o primeiro software que abro é o FD! Lanço todas as despesas do dia e ai sim... vou fazer outras coisas! A palavra chave é DISCIPLINA. No começo anote TUDO, até aquele cafezinho de R$0,50 que você costuma tomar.














4. CONTAS A PAGAR:
Chegou em casa e tem um monte de cartinha com suas CONTAS? Sente na frente do computador e cadastre logo no CONTAS A PAGAR do FD. Assim todo dia de manhã você saberá que contas tem pra pagar e pode se programar para não deixar nenhuma atrasar.





















5. IMPORTAR EXTRATOS BANCOS:
Outro ponto forte do FD é a Importação de Extratos dos bancos. É extremamente útil pra você não perder tempo inserindo lançamentos que já foram lançados pelo banco na sua conta corrente. É importante também não deixar acumular o mês todo para fazer essa importação. O ideal é que você faça pelo menos uma vez por semana. Isso depende muito também da sua movimentação bancária.
Sempre exporto os extratos no formato .OFX. O BB, ITAU e UNIBANCO oferecem essa exportação de forma bastante simples. Acessem o seu internet bank e usem esse serviço que o banco oferece gratuitamente.
OBS.: Nesse tópico temos a CONCILIAÇÃO BANCÁRIA, mas é assunto para outro POST pois aqui já tem muita informação para começar. Prometo não demorar muito pra falar da conciliação.
















6. INFORMAR AS CATEGORIAS NO EXTRATO IMPORTADO:
Após a importação do extrato é necessário clicar em cada lançamento e informar a que categoria ele pertence. Por isso as Categorias são super importantes! Pode surgir uma necessidade de uma nova Categoria durante o ano, pois uma nova despesa ou rendimento pode aparecer. Então não tem problema nenhum cadastrar uma nova. Atenção apenas para EXCLUIR uma Categoria! Se ela já possuir lançamento não será possível fazer a exclusão.


7. GERAR RELATÓRIOS DO MÊS
Agora você irá visualizar todo o trabalho do mês incluindo todos os passos anteriores! Para algumas pessoas é a hora de TOMAR UM SUSTO, pois nem imaginava que gastava tanto com isso ou aquilo. Para abrir a tela de Relatórios, clique no botão "Relatórios" que fica no "Movimento de Contas". Para gerar um relatório com as informações certinhas, você precisa saber manusear o "filtro". Para acessá-lo clique na lupa do lado direito superior da tela de Relatórios, veja figura abaixo:









8. LANÇAR OS DADOS DO RELATÓRIO NO EXCEL:
Com o relatório gerado você pode abrir o ME e começar a lançar os valores totais de cada Categoria na planilha.
DICA: Vocês podem notar que o nome das minhas Categorias sempre trazem o nome do Grupo antes separado por um "-". Faço isso pra ajudar na visualização das categorias no relatório. Pois só assim eles vem ordenados por Grupo. Fica mais fácil de lançar no Excel.


Enfim... escrevi demais e vou terminando por aqui! Sei que vão surgir dúvidas e estou a disposição para esclarecer qualquer uma com vocês. Podem até sugerir uma forma melhor de fazer esse processo.

Como disse anteriormente, cada processo varia de pessoa pra pessoa e deve ser o mais confortável e eficiente possível. Pois não adianta ter um processo "chato" e lhe desestimular... fazendo com que deixe toda a sua organização de lado.

Infelizmente... tem gente que não nasceu pra isso! Tenta tenta... mas não consegue manter o ritmo.

Mesmo assim deixo aqui meu sentimento de que, hoje, com minhas finanças organizadas me sinto muito mais seguro e tranquilo quando o assunto é DINHEIRO na minha vida!!!

VALE MUITO A PENA SER ORGANIZADO!!!

Aproveitem e mandem seus comentários!!!

Até breve!


6 comentários:

  1. Excelente post!
    Decidir mudar do Orçamento Pessoal 2009 para o FD + ME graças a seu post.

    obrigado

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  2. Tiago, excelente o post parabéns.

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  3. Sem muito o que escrever! Vou por em prática pra alcançar o momento da conciliação..rss
    Grato novamente e boa sorte!
    Leandro

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  4. MUITO OBRIGADA PELA DICA. FAMILIA EM VERMELHO.
    VOU TENTAR AJUDAR DESSA FORMA UMA VEZ QUE NÃO TENHO RENDA.
    MUITO OBRIGADA MAIS UMA VEZ.

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